Пишем письмо на английском: структура, полезные фразы, советы

Но на самом деле написать письмо грамотно, вежливо, структурированно – это важный практический навык, нужный как в бизнесе, так и в повседневной жизни (написать мотивационное письмо, когда ищете работу, переписку с друзьями, в конце концов подать жалобу).

В этой статье мы рассмотрим, как следует начинать письмо, чтобы его хотелось прочитать, из чего состоит структура письма, какая разница между официальными и неофициальными письмами и т.д. А также дадим список полезных фраз, которые помогут вам при переписке.

Прежде всего, следует понимать, кто адресат: пишете вы письмо директору, близкому другу или официальный запрос на Netflix с просьбой добавить украинскую озвучку. Итак, в зависимости от тона и контекста выбираем начало. Для официальной коммуникации подойдут фразы:

• To whom it may concern,
• Dear Mr. Smith,
• Dear Sir or Madam,

При переписке с друзьями/близкими/родными чаще всего в начале пишут hi, hello, what's up, hey there, morning, cheers, salut!

Хорошее письмо — как хорошо построенное здание: в нем все четко, продумано, каждый элемент выполняет свою функцию, все на своих местах.

1. Greeting. Приветствуем, выбираем подходящий тон, стиль и настроение. Если мы знаем имя человека, к которому обращаемся, указываем его обязательно.

2. Introduction. На этом этапе кратко объясняем, почему решили написать это письмо (напоминаем о встрече, нуждаемся в совете или помощи, просто соскучились).

3. Main Body. В основной части листа излагаем суть. Если текст длинный, разбиваем его на абзацы, чтобы читать было легче. Пытаемся писать четко и структурированно.

4. Conclusion. Подытожим все сказанное и дадим адресату понять, чего мы ждем от него (ответа, действий, подтверждения).

5. Ending (sign-off, closing remarks). Завершаем письмо, благодарим за внимание и время. Если стиль письма деловой, следует использовать фразы типа:

• Yours faithfully
• Yours sincerely
• Best regards / Kind regards
• Looking forward to your reply

Для того, чтобы завершить неформальное письмо, чаще всего используют сheers, take care, bye for now, bye-bye, lots of love, talk soon, hugs.

Существует много разновидностей писем в английском языке: письма-жалобы, благодарственные письма, приглашения, заявления, сопроводительные письма, мотивационные письма, дружеская переписка. Но все их можно поделить на две большие группы: официальные и неофициальные письма.

Неофициальные письма мы пишем друзьям, знакомым, членам семьи. Их стиль, как правило, легок и оживлен, уместны сокращения и яркое выражение эмоций. Самые распространенные сокращения в переписке:

• ASAP - as soon as possible
• AKA - also known as
• B4 - before
• Btw - by the way
• BK – because
• IDK - I don“t know
• IMO - In my opinion
• EOD - end of day
• TTYL - talk to you later
• HAND - have a nice day
• TNX - thanks
• FYI  - for your information
• PS - postscript
• Y/N - yes or no

Подростки в коммуникации чаще всего используют следующие сокращения:

• OMG – Oh my God
• LOL - laughing out loud
• IDC – I don’t care
• YOLO – You only live once

На курсах для подростков в LSE, кстати, мы обязательно изучаем со студентами сленговые сокращения и выражения, потому что речь жива, она развивается, меняется, и чтобы общаться ею в реальной жизни – стоит держать руку на пульсе.

Пример неофициального письма на английском языке:

Hi Emma,

Hope you’re doing great! I just wanted to let you know I finally passed my exam. Hooray!

Let’s catch up soon. How about Friday night?

Cheers,

Max

Тон официального письма – строгий, структура четкая, лексика профессиональная, часто используются клише типа:

• I am writing to inform you that
• Please find attached
• I hope this email finds you well
• I look forward to hearing from you
• I would like to express my interest
• I would be grateful if you could
• Please let me know at your earliest convenience
• Should you require any further information

Если вам интересна качественная бизнес-коммуникация не на примере одного человека, но на примере компании, рекомендуем обратить внимание на этот курс.

Пример официального письма на английском:

Dear Mr Roberts,

I am writing to inquire about the English language courses in LSE you offer for professionals.

Could you please provide more details regarding the schedule and pricing?

Yours sincerely,

Anna Holub

Иногда есть смысл сделать исключение и смешать правила и законы официальной и неофициальной переписки. Это уместно в том случае, если директор, к примеру, – ваш близкий друг. Или если вам хочется рассказать подруге невероятную новость в официально-шутливом стиле. Тогда это может выглядеть так:

Dear Ms. Sophie Mitchell,

I hope this message finds you well.

I'm writing to inform you of a personal development that will influence my calendar, lifestyle, and breakfast preferences over the next few months.

After a successful operation, I am thrilled to announce that Project Baby is officially underway, expected arrival in February 2026.

All indicators are positive, and while the stakeholder is currently small, their impact is already… considerable.

Thank you in advance for your emotional support, memes, and potential emergency chocolate deliveries.

Yours sincerely,

Mrs. Olivia Reynolds

Department of Growing Humans

Какие ошибки наиболее часто встречаются в переписке и как их избежать?

1. Хаотичная структура письма.

Чтобы избежать этой ошибки, следуйте простому алгоритму написания письма на английском:

• Определяете цель. Например: получить информацию, пригласить на встречу, поблагодарить, пожаловаться на плохой сервис, согласовать детали договора, поделиться радостью, сообщить об увольнении, предупредить о возможных рисках.
• Выбираете стиль. Официальный — для делового письма (обучение, работа, трудоустройство, бизнес). Неформальный – для друга, сестры, одногруппницы, проч.
• Соблюдаете структуру: тема письма, введение, основное мнение, пожелание/призыв к действию, завершение.
• Проверяете и отправляете. Электронная почта или конверт (да, они еще существуют, и ими до сих пор пользуются).

2. Дословный перевод фраз с украинского.

Например, I'm writing to you with the question... звучит искусственно. Лучше использовать I'd like to ask you about... Прямой перевод не просто звучит неестественно – он порождает чрезмерную сложность. Чтобы избежать этого – используйте общеупотребительные фразы для переписки, старайтесь избегать длинных, запутанных предложений, потому что чем проще – тем лучше и понятнее.

3. Орфография и грамматика.

Писать грамотно важно, потому что это сразу демонстрирует ваш уровень образованности, вашу компетентность, серьезность ваших намерений и т.д. Трудно доверить свой бизнес человеку, который всегда путает Your's и Yours, не правда ли? И вряд ли кандидат, совершивший в мотивационном письме 9 ошибок, пройдет на следующий этап. Поэтому относитесь к этому ответственно – вычитывайте письма перед отправкой, проверяйте на ошибки и опечатки, используйте автокорректор или соответствующие сервисы проверки текста (Languagetool, Grammarly). Или запишитесь на курсы английского для взрослых, чтобы прокачать навык письма. Потому что изучить структуру письма, знать шаблонные фразы и избегать типичных ошибок – это 70% успеха. Но 30% – это практика. В London School of English мы каждый день помогаем студентам писать грамотно, уверенно и убедительно.

ВСТУПИТЕЛЬНЫЕ ФРАЗЫ

• I hope you’re doing well. - Надеюсь, у вас все хорошо.
• I hope this message finds you well. - Надеюсь, вы в хорошем состоянии / настроении.
• Thank you for your email. - Спасибо за ваше письмо.
• Thank you for your time and support. - Спасибо за ваше время и поддержку.
• I’m writing in response to your message. - Пишу в ответ на ваше сообщение.
• Just checking in to see how things are going. - Пишу, чтоб узнать как у вас дела.

ФРАЗЫ ДЛЯ ЗАПРОСОВ ИНФОРМАЦИИ ИЛИ ПРОСЬБ

• I would like to ask about... - Хотел/ла бы узнать о...
• I’m writing to request... - Пишу, чтоб попросить...
• Could you please send me more details? - Не могли бы вы прислать больше деталей?
• Please let me know what you think. - Пожалуйста, дайте знать что вы думаете по этому поводу.
• Please let me know if you have any questions. - Пожалуйста, дайте знать, если возникнут вопросы.
• Should you require any further information, please let me know. - Если вам нужна дополнительная информация — обращайтесь.
• I would be grateful if you could... - Я был (ла) бы благодарен (на), если б вы могли...

ОРГАНІЗАЦІЙНІ ТА ПРАКТИЧНІ ФРАЗИ

• I’m available on Monday at 3pm. - Я свободен (на) в понедельник в 15:00.
• Let me know if that time works for you. - Дайте знать, подходит ли вам это время.
• I’m attaching the document for your review. - Прилагаю документ для ознакомления.
• Please find attached... - В приложении вы найдете...
• Please let me know at your earliest convenience. - Пожалуйста, дайте знать, как только сможете.

ФРАЗЫ ДЛЯ ЗАВЕРШЕНИЯ ПИСЬМА

• I look forward to hearing from you. - Жду вашего ответа.
• Hope to hear from you soon. - Надеюсь скоро получить ответ.
• Let me know if you need anything else. - Дайте знать, если что-то еще нужно.
• Please do not hesitate to contact me. - Обращайтесь ко мне без колебаний.
• Thanks in advance. - Заранее благодарю.
• Let’s keep in touch! - Остаемся на связи!
• Best/kind regards. - С наилучшими пожеланиями/ с уважением
• Yours sincerely/faithfully - Искренне ваш / ваша (когда знаете имя адресата)
• Yours faithfully. - С уважением (когда не знаете имя адресата)
• Take care. - Береги себя.
• Talk soon. - До связи.
• Cheers. - Па-па/счастливо.
• Lots of love! - С любовью!
• Bye for now. - Пока!

Итак, переписка на английском — это не просто перевод письма с украинского. Это искусство краткости, вежливости и ясности, это знание структуры и умение использовать шаблонные фразы уместно. И неважно, пишете ли вы письмо другу из Нью-Йорка, посылаете ли важный запрос бизнес-партнеру — структура и грамотность имеют большое значение. Надеемся, эта статья помогла вам с этим разобраться.